Na de vorige blog (Blog: Hoe zet je Trello in voor alles wat je doet?) leggen we nu uit hoe je Trello kunt inzetten voor een Product backlog.

Wat is een Product backlog?

Een Product Backlog is een lange lijst met items die bijdragen aan de ontwikkeling van een product (bv. een website of webapplicatie). Deze items noemen we User Stories: overzichtelijke beschrijvingen van gebruikerswensen. De Product Owner van een project is verantwoordelijk voor het opstellen en prioriteren van deze stories, zodat het scrumteam ermee aan de slag kan.

Als je niet bekend bent met scrum kan je het beste eerst meer over scrum lezen in een van mijn andere blogs: Websites ontwikkelen via scrum methode - deel 1: Scrum vs traditionele methode

Deze lijst, de Product Backlog, wordt deels voorafgaand aan een project opgesteld, maar ook tijdens het project aangepast/aangevuld en werkt na een project als wensenlijst voor een eventueel toekomstig project waarin een nieuw deel ontwikkeld wordt.

Trello vs Asana vs JIRA

We hebben een aantal verschillende Backlog-tools getest, met ieder zijn voor- en nadelen.

  • JIRA - bleek voor ontwikkelaars goed te werken, maar voor onze opdrachtgevers (lees: Product Owners) te technisch en ongebruiksvriendelijk
  • Asana - vergelijkbaar met Trello, maar net iets minder handig 
  • Trello - eenvoudig en intuïtief. Laagdrempelig voor onze opdrachtgevers.

Trello inrichten als Product Backlog

In Trello hebben wij een aantal lijsten (lees: kolommen) gemaakt:

  • BACKLOG
    De belangrijkste: hier komen alle User Stories in volgorde van prioriteit te staan. Bovenaan de belangrijkste en onderaan de minst belangrijke. 
  • INBOX (ideeën)
    Dit is een plek waar iedereen uit het scrumteam een story, bijvoorbeeld een goed idee, kan plaatsen. Deze story wordt door de Product Owner beoordeeld en verplaatst naar de juiste lijst. 
  • SPRINT GOALS
    Een uitzonderlijk lijstje met de goals van elke sprint. Bevat verder nooit stories.
  • SOMEDAY/MAYBE
    Lijst om stories te plaatsen waarvan je nu al weet dat ze een dusdanig lage prioriteit hebben dat ze aankomende tijd niet gedaan gaan worden. Door deze uit je backlog-lijst te houden, is de backlog-lijst eenvoudiger te prioriteren. 
  • NIETuitvoeren/bouwen
    Plek waarin stories terecht komen die niet sterk genoeg of onmogelijk waren. Als je bij een afgewezen story ook steeds de reden tot afwijzen zet, kan je daar later naar teruggrijpen. (Als je een story archiveert is hij vrijwel weg)

Eventueel kan een Product Owner meer of minder lijsten aanmaken, het is een tool voor de Product Owner. Als voorbereiding op een volgende sprint (bv sprint 3), wordt soms al een lijst ‘sprint 3’ aangemaakt zodat de Product Owner daar stories heen kan plaatsen.

Tijdens de Sprint planning worden de verschillende stories verder uitgewerkt, van taken voorzien en eventueel opnieuw ingeschat. Als de lijst met stories definitief is, wordt deze complete lijst verplaatst (zie opties bovenin lijst) naar de Sprint backog - wij maken daar steeds een nieuw bord voor aan.

Stories in Trello

Een goede story bestaan uit een zin met het format: Als ... wil ik ... zodat ... Omdat een Trellobord vol met deze zinnen vrij onoverzichtelijk is, zetten we deze zin in het Beschrijving-veld. Een korte versie zetten we in het titel-veld. Bv “Thema detailpagina”

In het Beschrijving-veld is ook ruimte voor meer informatie over de story. Zet deze informatie niet in het Opmerkingen-veld. Het Opmerkingen-veld is namelijk alleen aan te passen door degene die de opmerking maakt en verstuurd automatisch e-mails naar alle mensen de bij die story horen. Het Opmerkingen-veld is juist wel handig als je iemand iets wilt vragen over een story. Om er zeker van te zijn dat diegene een melding van jouw bericht krijgt, begin je de zin met het noemen van zijn Trello-naam. Bijvoorbeeld: “@oebe Kan jij deze story nalezen”.

Backlog refinement

Veel stories beginnen vrij abstract, bijvoorbeeld “Als bezoeker wil ik verrast worden door de website zodat ik het gevoel krijg dat ik met een moderne partij te maken heb”. Naarmate ze meer bovenaan de backlog komen, moeten ze concreter gemaakt worden door de Product owner. Bv “Als bezoeker wil ik dat de grafieken animeren zodat ik het gevoel krijg dat ik met een moderne partij te maken heb”. De Product Owner kan daar hulp van de scrummaster of een ander teamlid voor inschakelen. Als blijkt dat er voor het concreter maken van een story wat meer onderzoek nodig is, bijvoorbeeld omdat er een koppeling of plugin uitgezocht moet worden, dan kan je dit onderzoek ook als een losse story opvoeren. Dit heet ‘spiken’. Eventueel kan je in Trello labels gebruiken om aan te geven welke stories nog verder geconcretiseerd moeten worden.

Digitaal vs analoog

Veel radicale scrummers zijn tegen het gebruik van digitale middelen en willen een fysiek scrumboard met Post-its. Een fysiek bord heeft zeker voordelen, maar ook een hoop nadelen, vooral als er mensen uit het team op afstand werken. Denk goed na over de voordelen en kijk of je die kunt ondervangen.

Wij doen het volgende:

  • Toon de Sprint Backlog op beeldschermen in de scrumruimte. Liefst op een scherm met touchscreen. 
  • Laat iedereen bij een sprint meeting zijn laptop op Trello openen zodat iedereen zelf ook kan kijken en iets kan toevoegen. Gelukkig werkt Trello goed als je met meerdere tegelijk erin zit. Wij tonen tijdens een Sprint planning meestal een Trello-card op het centrale scherm, waarna de verschillende ontwikkelaars op hun laptops de taken (checklistitems) toevoegen. Op het centrale scherm ziet iedereen dit vrijwel direct.
  • Geef de mensen tijdens een scrummeeting ook de mogelijkheid om te staan.

Losse tips

  • Als je in Trello labels gebruikt, gebruik dan de Chrome-plugin “Card Color Titles for Trello” zodat je niet alleen de kleuren van de labels ziet maar ook de titels. 
  • Als je in Trello labels gebruikt, gebruik dan andere kleuren dan je in de Sprint backlog wilt gebruiken, anders krijg je dubbele labels na het verplaatsen van de stories. 
  • Geef je Product Backlog een andere achtergrondkleur van je Sprint backlogs. Wij gebruiken bijvoorbeeld groen. In overzichten van Trello-borden hebt je dan al snel het goede bord te pakken.

Succes met het inzetten van Trello als Product Backlog! Als je nog meer tips of vragen hebt, neem dan contact met ons op. 

Andere blogs over scrum...

We hebben geschreven over wat je in ieder geval moet weten - de belangrijkste dingen (scrum in een notendop), waar scrum vandaan komt (Scrum - de vergelijking tussen rugby en (website)softwareontwikkeling), de rollen (Scrum & de teamrollen product owner, scrum master en development team), de verschillen tussen scrummen en de watervalmethode en hoe de sprint eruit ziet.

Deel dit artikel via