Alweer bijna drie jaar geleden schreef ik over Trello. De gratis webbased-projectmanagementtool waarmee je orde in zo’n beetje iedere chaos kan scheppen. Wij bij Occhio hebben de afgelopen jaren steeds meer en op diversere manieren gebruikgemaakt van Trello. De boards, lists en cards vliegen je hier om de oren. De ontwikkeling van deze tool heeft de afgelopen jaren niet stilgestaan. Zelfs buiten werk om gebruik ik het (en ik niet alleen) inmiddels voor een verbouwing, vakantie of andere klusjes in en om het huis, want man! wat is het toch een handige tool. En daarom: de hoogste tijd voor een update. 

Trello basics

Voor wie Trello nog niet kent: Met Trello maak je op een pagina een overzicht van lijsten (lists) met daarin cards die je kunt verschuiven binnen of naar andere lists om prioriteiten of statussen mee aan te duiden. Voorbeelden van, en door ons veelgebruikte, titels van lists zijn “To Do”, “Doing” en “Done”. 

Met Trello maak je op een pagina een overzicht van lijsten | Occhio Amsterdam

 

Vervolgens kun je je uitleven op de cards waar specifieke taken beschreven zijn. Deze kun je namelijk uitbreiden met checklists, afbeeldingen, bijlagen, deadline-datums, gekleurde labels en opmerkingen van deelnemers van het board (de pagina of het project). Ook kan je deze mensen aan een card toekennen, zodat duidelijk is wie wat moet doen. Met e-mailnotificatie ben je altijd op de hoogte van eventuele ontwikkelingen. 

Voordelen Trello

Trello heeft meerdere voordelen. Het is erg visueel, zo hebt je snel overzicht van de status en voortgang van een project. Je kan tegelijk met een heel team in het board werken, en iedereen is daarmee altijd op de hoogte. 

Trello in ontwikkeling

Inmiddels heeft Trello, sinds de start in september 2011, zo’n 5 miljoen gebruikers. Door de jaren heen is het steeds verder uitgebreid en met de feedback van gebruikers is er gewerkt aan het verbeteren van de tool. 

Inmiddels is het nu onder andere mogelijk om e-mails als opmerking naar een card door te sturen, boards te personaliseren met een achtergrondfoto en meerdere cards ineens te creëren vanuit een spreadsheet. 

Gebruik in de praktijk

Je kan gemakkelijk een Trello-board inrichten en er oneindig veel naast elkaar gebruiken. Gebruik ze voor zakelijke, maar zeker ook voor privédoeleinden. De mogelijkheden zijn eindeloos. Trello denkt met je mee en helpt je graag wat inspiratie op te doen met inspiring boards. Ik geef je hier een paar tips wat handige boards kunnen zijn en hoe je die het beste in kan richten.

Handige (en tijdbesparende) boardtips


1. Gedachten of mailbox structureren

Geïnspireerd op de ‘getting things done’ methode zet je de list Inbox voor To do, Doing en Done. Hier plaats je alle ideeën, taken of suggesties, interessante blogs of artikelen waar je wat mee moet of ooit nog mee wil doen. 

Door (digitaal) op te schrijven ben je het kwijt zonder het te vergeten. Op een moment dat het je uitkomt ga je door de kolom Inbox heen en verplaats je de cards waar je mee aan de slag gaat naar To do, wat je naar (veel) later wilt verschuiven (maar niet wil vergeten), verschuif je naar de laatste list Someday/Maybe. Cards waar je niets meer mij wilt, verplaats je naar Done of archiveer je. Dit creëert overzicht en rust in je hoofd en dwingt je prioriteiten te stellen.

2. Weekplanning 

Gebruik Trello als weekplanner, met een list voor iedere dag van de week. Geef het type taak een kleurtje, bijvoorbeeld ‘blog schrijven’ rood, ‘contact opnemen met ...’ groen, bepaalde klanten markeer je met blauw etc. Zo zie je snel waar een dag mee gevuld is. Het is tevens mogelijk de due dates te koppelen aan je kalender (via Power-Ups) en kan je in een kalenderoverzicht zien welke cards wanneer een deadline hebben op week- of maandbasis. 


3. Een groep mensen op afstand bijhouden

Veel mensen in een team (bijvoorbeeld werk, sport of familie), waarbij niet iedereen constant fysiek bij elkaar is, maar geen idee wie precies waar en wanneer, wat aan het doen is? Dit komt steeds vaker voor. Zowel zakelijk, door bijvoorbeeld te werken met freelancers, werken vanuit huis met flexibele werktijden of op locatie bij een klant. Maar ook privé zijn bijvoorbeeld families veel op afstand van elkaar. Trello biedt uitkomst. Het doel is om iedereen uit het team verbonden en productief te laten zijn. Richt Trello zo in dat je alle mensen uit het team een eigen list geeft en zet daaronder in de cards bijbehorende taken en due dates. Deze kunnen uitgebreid worden met o.a. opmerkingen, bijlagen, statusfoto’s. Familie, werk en sport, ieder zijn eigen board en overzicht.

 Ieder zijn eigen Trello board en overzicht | Occhio Amsterdam

Laat dit Trelloboard door iedereen up to date houden en leidend zijn bij (online)meetings en de teamspirit zal er goed in zitten. 

Board templates

Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van invullingen van Trello. Er zijn veel board templates beschikbaar die je kunt oppikken en je eigen kan maken. Scheelt je weer wat tijd. 

Voor de pro’s

Ben jij een al meer ervaren gebruiker en net zo enthousiast over Trello als wij, maak dan je borst maar nat. Er zijn veel tips en tricks naast bovengenoemde die het werken met Trello (en het leven in het algemeen) een stuk gemakkelijker maken. Ga aan de slag met alle beschikbare shortcuts. Labels kan je gebruiken om cards een kleur te geven, maar zijn ook te gebruiken als tags en helpen bij het filteren en groeperen van de cards.

filteren en groeperen van de Trello cards | Occhio Amsterdam

Voorbeeld van gebruik van labels als tags 

Het is nu ook mogelijk de tekst op de cards op te maken, om meer nadruk of onderscheid tussen bepaalde (delen van) teksten te maken. Bij Description zie je het knopje 'Formatting help' voor de opties. 

Als uitsmijter verwijs ik je naar het ultieme Trelloboard voor nog veel meer tips en tricks. Ook is er een overzicht hoe je Trello als pro kunt gebruiken. Mijn persoonlijke favoriet staat er ook tussen: de letter ‘q’. 

Filter gemakkelijk op de cards toegekend aan jou, door in een board de letter ‘q’ in te typen. Wat een overzicht!

Mocht je Trello nog niet gebruiken, en er komt een veelomvattend project (huwelijk, project op werk, of buurtfeest) aan, probeer het eens. Ik ben benieuwd wat je ervan vindt.

Deel dit artikel via